Fitur Persediaan Accurate Online: Stok Akurat di Setiap Gudang
Di halaman ini saya jelaskan cara kerja modul Persediaan apa adanya — dari multi gudang, multi satuan, nomor seri & batch, sampai stok opname. Termasuk batasannya, supaya Anda tahu persis apa yang Anda dapat sebelum berlangganan.
- Multi gudang dengan hak akses per gudang
- Multi satuan dengan konversi otomatis
- Nomor seri & batch, tanggal kedaluwarsa tercatat
- Stok opname 2 langkah & penyesuaian nilai
Enam Masalah Stok yang Paling Sering Saya Temui di Lapangan
Hampir semua calon pelanggan yang saya temui mengeluhkan salah satu dari enam hal ini. Kalau ada yang terasa familiar, bagian selanjutnya relevan untuk Anda.
Stok catatan tidak sama dengan fisik
Angka di Excel bilang 50, di rak tinggal 34. Selisihnya baru ketahuan saat barang telanjur dijanjikan ke pelanggan.
Barang tersebar, catatannya campur
Stok ada di beberapa lokasi simpan, tapi pencatatannya cuma satu kolom total. Mau tahu barang X ada di mana harus tanya sana-sini.
Konversi satuan sering salah hitung
Beli per dus isi 12, jual eceran per pcs. Sekali salah konversi, selisih stoknya merembet ke laporan berbulan-bulan.
Kedaluwarsa ketahuan setelah rugi
Tanggal kedaluwarsa per batch tidak ada yang memantau. Barang baru ditemukan lewat masa pakainya justru saat mau dikirim.
Barang laris habis tanpa peringatan
Tidak ada batas stok minimum yang terpantau, jadi pesanan ulang baru jalan setelah pelanggan kecewa duluan.
Unit terjual tidak bisa ditelusuri
Ada klaim garansi masuk, tapi tidak ada catatan unit itu dijual kapan, dari gudang mana, dengan nomor seri berapa.
Enam masalah di atas jarang terjadi karena kurang teliti — pencatatannya saja yang tidak dirancang untuk banyak gudang, banyak satuan, dan ribuan unit. Di bawah ini saya tunjukkan cara modul Persediaan menanganinya, langkah demi langkah.
Alur Kerja Modul Persediaan, Langkah demi Langkah
Modul ini mengikuti ritme kerja gudang Anda. Saya bagi menjadi empat langkah: satu kali penyiapan, dua rutinitas, dan satu langkah opsional untuk yang merakit barang sendiri.
Rapikan data barang — fondasi semuanya
Semua dimulai dari master Barang & Jasa. Tentukan tipe barang (persediaan, non-persediaan, atau jasa), satuan dasar plus satuan tambahannya — 1 dus = 12 pcs, konversinya dihitung otomatis, lengkap dengan harga jual per satuan. Kalau barang Anda butuh pelacakan ketat, aktifkan nomor seri atau batch berikut tanggal kedaluwarsanya; nomor seri bisa diisi lewat scan barcode, impor, atau di-generate berurutan, dan bisa diwajibkan di setiap transaksi. Saldo awal diisi per gudang, termasuk lewat impor massal dari Excel.
Jalankan operasional harian — stok mengikuti transaksi
Begitu penjualan dan pembelian berjalan, stok tiap gudang ter-update otomatis mengikuti transaksi. Perpindahan antar lokasi dicatat lewat Pemindahan Barang — termasuk mencatat barang hilang atau rusak di perjalanan. Kebutuhan barang antar bagian diajukan lewat Permintaan Barang, dan pesanan yang belum terpenuhi karena stok kurang terpantau lewat Pemenuhan Pesanan.
Kontrol berkala — opname yang tidak bikin tutup toko
Stok opname dipecah dua langkah supaya tertib: Perintah Stok Opname menyiapkan lembar hitung untuk tim gudang, lalu Hasil Stok Opname menerima angka hitungan fisik — sistem menghitung selisihnya dan menyesuaikan stok otomatis. Di luar jadwal opname, Penyesuaian Persediaan bisa mengoreksi kuantitas maupun nilai, termasuk menyesuaikan nilai persediaan tanpa mengubah stok fisik.
Rakit atau produksi sederhana — opsional, sudah termasuk
Untuk perakitan atau produksi sederhana, Pekerjaan Pesanan mencatat pemakaian bahan baku plus biaya lain (tenaga kerja, overhead) ke akun barang dalam proses; bahan bisa ditambah di tengah jalan, lalu ditutup lewat Penyelesaian Pesanan menjadi barang jadi dengan biaya yang teralokasi ke produk. Fitur ini sudah termasuk paket dasar. Kalau kebutuhan Anda sampai resep baku (BOM), perintah kerja, dan tahapan produksi bertingkat — itu ranah add-on Manufaktur yang berbayar. Jangan bayar add-on kalau kebutuhan Anda cukup sampai di sini.
Semua yang saya sebut di atas ada di paket dasar Accurate Online — tidak ada biaya tambahan per gudang. Rincian tiap fiturnya saya urai satu per satu di bagian berikut.
Semua Sub-Fitur di Dalam Modul Persediaan
Ini isi menu Persediaan persis seperti yang akan Anda lihat di aplikasi — saya kelompokkan jadi tiga: transaksi harian, master data, dan daftar monitoring.
Transaksi
Menu harian untuk pergerakan dan kontrol stok
Permintaan Barang
Pengajuan kebutuhan barang internal antar bagian (requisition).
Pemindahan Barang
Transfer stok antar gudang; barang hilang atau rusak saat transit ikut tercatat.
Penyesuaian Persediaan
Koreksi kuantitas dan/atau nilai — termasuk revaluasi tanpa mengubah stok fisik.
Pekerjaan Pesanan
Produksi atau perakitan sederhana; bahan dan biaya masuk akun barang dalam proses.
Penambahan Bahan Baku
Menambah pemakaian bahan ke pekerjaan yang sedang berjalan.
Penyelesaian Pesanan
Menutup pekerjaan menjadi barang jadi; biaya teralokasi ke produk.
Perintah Stok Opname
Menyiapkan lembar hitung fisik untuk tim gudang.
Hasil Stok Opname
Input hasil hitungan; sistem menghitung selisih dan menyesuaikan otomatis.
Pemenuhan Pesanan
Pantau pesanan yang belum terpenuhi karena stok kurang (backorder).
Pengisian Nomor Seri
Melengkapi nomor seri unit di transaksi — dasar pelacakan per unit.
Master Data
Fondasi data yang menentukan rapi-tidaknya stok Anda
Barang & Jasa
Tiga tipe barang (persediaan, non-persediaan, jasa) dengan metode biaya FIFO/Average per barang. Mendukung multi satuan, varian, grup & bundel, barang substitusi, nomor seri (contoh: IMEI) & batch berikut tanggal kedaluwarsa, stok minimum, sampai impor massal dari Excel.
Gudang
Multi lokasi simpan tanpa biaya tambahan; hak akses diatur per gudang; termasuk gudang barang rusak.
Satuan Barang
Satuan dasar dan satuan tambahan dengan rasio konversi otomatis, nama bebas.
Kategori Barang
Klasifikasi barang untuk filter tampilan dan laporan.
Merek Barang
Atribut merek untuk kebutuhan filter dan laporan.
Daftar Monitoring
Tampilan siap pakai untuk pantauan cepat
Barang per Gudang
Posisi stok tiap barang di semua gudang dalam satu tampilan.
Barang Stok Minimum
Barang yang menyentuh batas minimum — bisa langsung dibuatkan pesanan pembelian.
Dua hal di modul ini paling sering disalahpahami: multi gudang vs Multi Cabang, dan soal tanggal kedaluwarsa. Saya bedah jujur dua-duanya di bagian berikutnya.
Dua Hal yang Paling Sering Disalahpahami
Dua topik ini paling sering membuat pelanggan salah beli atau salah harap. Saya jelaskan apa adanya di sini, supaya keputusan Anda dibuat dengan mata terbuka.
Multi Gudang vs Multi Cabang: Jangan Bayar yang Tidak Anda Butuhkan
Multi Gudang — bawaan paket dasar
- Pisahkan stok per lokasi simpan — tanpa biaya tambahan per gudang
- Hak akses per gudang: semua pengguna atau pengguna tertentu saja
- Laporan stok per gudang + daftar Barang per Gudang
- Gudang khusus barang rusak & aturan pemilihan gudang di transaksi
Multi Cabang — baru perlu kalau:
- Laba-rugi ingin dihitung terpisah per cabang
- Penomoran transaksi berbeda per cabang
- Pencatatan akuntansi antar cabang perlu dipisah
Statusnya add-on berbayar dengan tagihan tahunan — tarif dan promonya bisa Anda tanyakan langsung ke saya.
Patokan sederhananya: beberapa lokasi simpan dalam satu badan usaha cukup pakai multi gudang yang sudah termasuk. Bayar Multi Cabang hanya bila Anda benar-benar butuh pembukuan dan penomoran terpisah per cabang.
Soal Tanggal Kedaluwarsa: Apa yang Sistem Kerjakan, Apa yang Tidak
Dicatat dan diawasi lewat laporan
- Tanggal kedaluwarsa tercatat, menempel pada nomor seri/batch tiap barang
- Laporan Sisa Umur per Nomor Produksi untuk memantau umur simpan
- Laporan Nomor Produksi Segera Kadaluarsa sebagai peringatan dini
Keputusan di lapangan — dibantu laporan
- Memilih nomor seri/batch mana yang keluar saat transaksi — sistem tidak otomatis memilihkan stok yang paling dekat kedaluwarsa
- Menjaga SOP urutan keluar barang sesuai tanggal kedaluwarsanya
- Menindaklanjuti isi laporan peringatan: diskon, tarik dari rak, atau retur ke pemasok
Saya sengaja terbuka soal ini. Banyak yang mengira sistem akan otomatis mengeluarkan stok paling dekat kedaluwarsa — bukan begitu cara kerjanya. Kalau kebutuhan utama Anda justru pemilihan otomatis semacam itu, lebih baik tahu dari sekarang daripada kecewa setelah berlangganan.
Laporan yang Menjawab Pertanyaan Harian Gudang
Kategori laporan Persediaan berisi 16 laporan, ditambah 16 laporan lagi di kategori Gudang. Daripada saya sebut satu per satu, lebih berguna saya kelompokkan menurut pertanyaan yang dijawabnya.
“Berapa stok saya sekarang — dan di mana?”
Posisi stok per barang per gudang, riwayat keluar-masuknya, sampai stok yang benar-benar dapat dijual: stok fisik ditambah pesanan pembelian yang akan masuk, dikurangi pesanan penjualan yang harus dipenuhi.
“Berapa nilai persediaan saya — dan seberapa lama mengendap?”
Nilai persediaan menunjukkan berapa modal yang tersimpan di gudang; umur persediaan menunjukkan barang mana yang lambat berputar dan diam terlalu lama.
“Ke mana saja barang ini bergerak?”
Mutasi masuk-keluar per barang maupun per gudang, plus jejak pemindahan antar lokasi — termasuk kiriman yang baru diterima sebagian.
“Unit dan batch mana yang harus diperhatikan?”
Stok dan riwayat per nomor seri/produksi di tiap gudang, sampai daftar batch yang umurnya menipis — bahan pengambilan keputusan sebelum terlambat.
Saya mengarsipkan contoh tampilan berbagai laporan Accurate — lengkap dengan penjelasan cara membacanya — di katalog laporan saya.
Buka Katalog Laporan AccurateYang Biasanya Ditanyakan Sebelum Berlangganan
Saya kumpulkan pertanyaan yang paling sering muncul soal modul Persediaan — termasuk yang jawabannya batasan, bukan kelebihan.
Apakah sistem otomatis mengeluarkan stok yang paling dekat kedaluwarsa?
Tidak. Tanggal kedaluwarsa dan batch tercatat, dan ada laporan yang menandai batch mana yang umurnya menipis. Namun saat transaksi, pemilihan nomor seri atau batch mana yang keluar tetap dilakukan manual oleh tim Anda — sistem tidak memilihkannya secara otomatis. Fungsi Accurate di sini adalah mencatat dan memberi peringatan lewat laporan, bukan menentukan urutan keluar barang.
Berapa jumlah gudang yang bisa saya buat? Ada biaya tambahannya?
Anda bisa membuat banyak gudang atau lokasi simpan, dan ini sudah termasuk di paket dasar — tidak ada biaya tambahan per gudang. Yang berbayar adalah add-on Multi Cabang, dan itu fungsinya berbeda: memisahkan pembukuan serta penomoran transaksi per cabang, bukan sekadar memisahkan lokasi penyimpanan stok. Kalau Anda hanya butuh memisahkan stok antar lokasi, multi gudang sudah cukup.
Bisakah satu barang punya beberapa satuan sekaligus?
Bisa. Setiap barang punya satu satuan dasar dan bisa ditambah beberapa satuan lain dengan rasio konversi — misalnya 1 dus setara 12 pcs. Anda bisa membeli dalam dus dan menjual eceran per pcs; konversi antar satuan dihitung otomatis sehingga stok tetap konsisten. Harga jual pun bisa ditetapkan berbeda untuk tiap satuan.
Apa bedanya Pekerjaan Pesanan dengan add-on Manufaktur?
Pekerjaan Pesanan sudah termasuk paket dasar dan cocok untuk perakitan atau produksi sederhana: mencatat pemakaian bahan baku plus biaya lain menjadi barang jadi. Ini memadai untuk banyak usaha yang merakit atau mengemas ulang barang.
Add-on Manufaktur berbayar baru diperlukan bila Anda butuh resep baku (BOM), perintah kerja, penghitungan biaya standar berikut selisihnya, dan tahapan produksi bertingkat. Kalau kebutuhan Anda belum sampai ke sana, Anda tidak perlu membayar add-on ini.
Apakah nomor seri seperti IMEI bisa dilacak per unit?
Bisa. Untuk barang yang tiap unitnya perlu identitas — misalnya IMEI ponsel — Anda dapat mengaktifkan nomor seri. Nomor bisa diisi lewat scan barcode, impor, atau di-generate berurutan, dan dapat diwajibkan di setiap transaksi. Dari situ, pergerakan tiap unit bisa ditelusuri, termasuk saat ada klaim garansi: dijual kapan, dari gudang mana, dengan nomor seri berapa.
Bagaimana cara stok opname tanpa menutup toko seharian?
Stok opname dibagi dua langkah. Perintah Stok Opname menyiapkan lembar hitung untuk tim gudang, lalu Hasil Stok Opname menerima angka hitungan fisik — sistem menghitung selisihnya dan menyesuaikan stok otomatis. Pemisahan ini membuat proses hitung bisa dijalankan bertahap dan tertib, tanpa harus menghentikan operasional sekaligus.
Apakah metode biaya persediaan bisa dipilih?
Bisa, dan diatur per barang. Accurate Online mendukung metode FIFO (masuk pertama, keluar pertama) dan Average (rata-rata). Anda memilih metode yang sesuai kebutuhan akuntansi tiap jenis barang saat menyiapkan datanya.
Apakah Accurate memberi tahu kalau stok mau habis?
Anda bisa menetapkan batas stok minimum per barang. Daftar Barang Stok Minimum menampilkan barang yang sudah menyentuh batas tersebut, dan dari situ bisa langsung ditindaklanjuti dengan membuat pesanan pembelian. Pemantauannya lewat daftar dan laporan ini — jadi kendali tetap ada di tangan Anda, dengan data yang jelas untuk bertindak.
Mari Cocokkan dengan Kebutuhan Stok Bisnis Anda
Setiap gudang punya cara kerja sendiri. Ceritakan kondisi Anda — jumlah lokasi, jenis barang, apakah butuh pelacakan nomor seri atau batch — dan saya bantu petakan mana fitur yang benar-benar Anda perlukan, tanpa mendorong add-on yang belum tentu perlu.